سیاست حفاظت از داده‌های شخصی
اطلاعیه بر اساس قانون شماره ۶۶۹۸ حفاظت از داده‌های شخصی
حفاظت از داده‌های شخصی
۱.۱ مقدمه
The protection of personal data is among the highest priorities of HEJAZIAN GLOBAL GROUP TEKSTİL TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (the “Company”), and the Company exercises the utmost care to comply with all applicable legislation in this regard. The most important element of this commitment is this HEJAZIAN GLOBAL GROUP TEKSTİL TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Policy (the “Policy”). This Policy explains the principles adopted in carrying out the personal data processing activities undertaken by our Company, as well as the fundamental principles adopted to ensure that our Company’s data processing activities comply with the regulations set out in Law No. 6698 on the Protection of Personal Data (the “Law”). In doing so, our Company provides the necessary transparency by informing personal data owners. Fully aware of our responsibility in this regard, your personal data is processed and protected within the scope of this Policy.
۱.۲ دامنه
این سیاست بر همه داده‌های شخصی افراد به جز کارکنان و کارآموزان شرکت که به‌صورت خودکار یا غیرخودکار به شرط آنکه بخشی از سامانه ثبت داده باشد پردازش می‌شود، اعمال می‌شود. فعالیت‌های شرکت درباره حفاظت از داده‌های کارکنان، تحت سیاستی موازی با اصول این سیاست تنظیم شده است.
۱.۳ هویت کنترل‌کننده داده
طبق ماده ۱۰ قانون، هویت و اطلاعات تماس HEJAZIAN GLOBAL GROUP TEKSTİL TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ در مقام کنترل‌کننده داده در ادامه آمده است:
نام تجاری: HEJAZIAN GLOBAL GROUP TEKSTİL TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
نشانی: Gökevler Mah. 2312. Sk. Halk Kent Çarşı No: 30/1 İç Kapı No: 6, Esenyurt/İstanbul
اداره مالیات: اداره مالیات اسنیورت
شماره شناسه مالیاتی: 4611106139
تلفن: +90 212 823 02 56
ایمیل: info@nemotti.com / customercare@nemotti.com
نشانی پست الکترونیک ثبت‌شده (KEP): hejazianglobalgroup@hs01.kep.tr
موارد مربوط به پردازش داده‌های شخصی
۲.۱ اصول پردازش داده‌های شخصی
شرکت ما داده‌های شخصی را طبق رویه‌ها و اصول مقرر در قانون و سایر مقررات پردازش می‌کند؛ مطابق قانون و حسن نیت؛ دقیق و در صورت لزوم به‌روز؛ برای اهداف مشخص، صریح و مشروع؛ مرتبط، محدود و متناسب با اهداف پردازش؛ و برای مدت مقرر در قوانین یا لازم برای هدف پردازش.
۲.۲ پردازش داده‌های شخصی
۲.۲.۱ پردازش داده‌های شخصی
The explicit consent of the personal data owner is only one of the legal bases that make the lawful processing of personal data possible. Where one of the conditions set out below exists, personal data may be processed by our Company without seeking the explicit consent of the data owner. The basis for a personal data processing activity, apart from explicit consent, may be one of the following conditions, or more than one condition may form the basis of the same processing activity: where expressly provided for by law; where it is necessary to protect the life or physical integrity of the data owner or another person who is unable to give consent due to actual impossibility; where it is directly related to the establishment or performance of a contract; where it is necessary for the Company to fulfil a legal obligation; where the personal data has been made public by the data owner; where it is mandatory for the establishment or protection of a right; and where it is mandatory for the legitimate interests of our Company, provided that the balance of interests between our Company and the data owner is observed.
۲.۲.۲ پردازش دسته‌های ویژه داده‌های شخصی
برخی داده‌های شخصی به‌طور جداگانه به‌عنوان «دسته‌های ویژه داده‌های شخصی» تنظیم شده و تحت حمایت ویژه‌اند. به دلیل خطر آسیب یا تبعیض ناشی از پردازش غیرقانونی، به این داده‌ها اهمیت خاصی داده می‌شود. دسته‌های ویژه توسط شرکت ما طبق اصول این سیاست، با اتخاذ همه اقدامات اداری و فنی لازم — از جمله روش‌های تعیین‌شده توسط هیئت حفاظت از داده‌های شخصی («هیئت») — و در صورت وجود شرایط زیر پردازش می‌شوند:
(۱) دسته‌های ویژه داده‌های شخصی به جز موارد مربوط به سلامت و زندگی جنسی، با رضایت صریح صاحب داده یا بدون آن در مواردی که صراحتاً در قانون پیش‌بینی شده، قابل پردازش است.
(۲) دسته‌های ویژه داده‌های شخصی مربوط به سلامت و زندگی جنسی، با رضایت صریح صاحب داده، یا بدون آن توسط اشخاص دارای تعهد رازداری یا نهادهای مجاز، برای حفاظت از سلامت عمومی، پزشکی پیشگیرانه، تشخیص پزشکی، ارائه خدمات درمان و مراقبت و برنامه‌ریزی و مدیریت خدمات بهداشتی و تأمین مالی آن‌ها قابل پردازش است.
۲.۳ اهداف پردازش داده‌های شخصی
در چارچوب شرایط پردازش داده‌های شخصی و دسته‌های ویژه آن که در این سیاست طبق قانون و سایر مقررات آمده، اهداف شرکت ما از پردازش داده‌های شخصی به شرح زیر است:
Carrying out the necessary work by our relevant business units for the performance of the commercial activities conducted by the Company and executing the associated business processes; planning and execution of supply chain management processes; monitoring of finance and accounting matters; planning and execution of logistics activities; planning and execution of the Company’s human resources policies and processes; fulfilment of obligations arising from employment contracts and legislation for Company employees; planning and execution of employees’ data access authorizations; planning and execution of the Company’s commercial and business strategies; carrying out the necessary work by our business units to enable relevant persons to benefit from the products and services offered by the Company and executing the associated business processes; planning and execution of the sales processes of products and services; planning and execution of after-sales support service activities; planning and execution of customer relationship management processes; monitoring of contractual processes and legal claims; monitoring of customer requests and complaints; planning and execution of the activities required to recommend and promote the products and services offered by the Company to relevant persons by customizing them according to their preferences, usage habits, and needs; and ensuring the legal, technical, and commercial-business security of the Company and the relevant persons in a business relationship with the Company.
۲.۴ دسته‌های داده‌های شخصی پردازش‌شده توسط شرکت ما
Within the framework of the purposes and conditions set out in this Policy and in accordance with the Law and other relevant legislation, our Company processes the following categories of personal data: identity information, visual and auditory information, financial information, legal transaction and compliance information, information on family members and relatives, CV, contact information, vehicle information, education information, physical premises security information, customer transaction information, marketing information, audit and inspection information, transaction security information, job candidate information, personnel file information, request and complaint management information, insurance information, location information, reputation management information, marital status information, fringe benefits and interests information, special categories of personal data, customer information, business partner information, and business information.
موارد مربوط به انتقال داده‌های شخصی
شرکت ما می‌تواند در راستای اهداف قانونی پردازش و با اتخاذ تدابیر امنیتی لازم، داده‌های شخصی و دسته‌های ویژه آن را به اشخاص ثالث («اشخاص ثالث») در داخل و/یا خارج از کشور منتقل کند و در این کار طبق مواد ۸ و ۹ قانون عمل می‌کند.
۳.۱ انتقال داده‌های شخصی
داده‌های شخصی با رضایت صریح صاحب داده، و — در صورت وجود شرایط زیر — بدون رضایت صریح، با دقت لازم و اتخاذ همه تدابیر امنیتی، از جمله روش‌های مقرر هیئت، قابل انتقال به اشخاص ثالث است:
- در مواردی که فعالیت مربوط به انتقال داده‌های شخصی صراحتاً در قانون پیش‌بینی شده است؛
- در مواردی که انتقال داده‌های شخصی مستقیماً به انعقاد یا اجرای قرارداد مربوط و ضروری است؛
- در مواردی که انتقال داده‌های شخصی برای انجام تعهد قانونی شرکت الزامی است؛
- در مواردی که داده‌ها توسط صاحب داده عمومی شده‌اند، به شرط آنکه انتقال محدود به هدف همان افشا باشد؛
- در مواردی که انتقال داده‌ها برای ایجاد، اعمال یا حفاظت از حقوق شرکت، صاحب داده یا اشخاص ثالث الزامی است؛
- در مواردی که انتقال داده‌ها برای منافع مشروع شرکت الزامی است، به شرط آنکه به حقوق و آزادی‌های اساسی صاحب داده آسیبی نرسد؛
- در مواردی که حفاظت از جان یا سلامت جسمی شخصی که به دلیل ناتوانی عملی قادر به ابراز رضایت نیست یا رضایتش اعتبار قانونی ندارد، یا شخص دیگری، الزامی است.
در صورت انتقال داده به خارج، علاوه بر شرایط بالا، شرکت داده‌ها را به کشورهایی که هیئت آن‌ها را دارای حفاظت کافی اعلام کرده، یا — در نبود حفاظت کافی — به کشورهایی که کنترل‌کنندگان داده در ترکیه و کشور مربوط حفاظت کافی را کتباً تعهد کرده و مجوز هیئت وجود دارد، منتقل می‌کند.
۳.۲ انتقال دسته‌های ویژه داده‌های شخصی
شرکت ما می‌تواند دسته‌های ویژه داده‌های شخصی را در داخل یا خارج از کشور، در راستای اهداف قانونی پردازش، با دقت لازم و با اتخاذ تدابیر امنیتی — از جمله روش‌های مقرر هیئت — در صورت وجود شرایط زیر منتقل کند:
(۱) دسته‌های ویژه داده‌های شخصی به جز موارد مربوط به سلامت و زندگی جنسی، با رضایت صریح صاحب داده یا بدون آن در مواردی که صراحتاً در قانون پیش‌بینی شده، قابل انتقال است.
(ii) Special categories of personal data concerning health and sexual life may be transferred with the explicit consent of the data owner, or without seeking explicit consent by persons under a duty of confidentiality or by authorized institutions and organizations, for the purposes of protecting public health, preventive medicine, medical diagnosis, the provision of treatment and care services, and the planning and management of healthcare services and their financing. Where special categories of personal data are to be transferred abroad, in addition to the conditions above, our Company transfers such data to Foreign Countries with Adequate Protection or to Foreign Countries with a Data Controller Undertaking Adequate Protection.
۳.۳ دسته‌های گیرندگانی که داده‌های شخصی به آن‌ها منتقل می‌شود
طبق مواد ۸ و ۹ قانون، شرکت ما می‌تواند داده‌های شخصی را به دسته‌های گیرندگان زیر منتقل کند:
- تأمین‌کنندگان ما
- شرکای تجاری ما
- شرکت‌های پیک و لجستیک
- نهادهای عمومی دارای مجوز قانونی
- نهادهای خصوصی دارای مجوز قانونی
نگهداری و امحای داده‌های شخصی
طبق تعهد حذف، امحا یا ناشناس‌سازی داده‌های شخصی مقرر در قانون مجازات، این قانون و سایر مقررات، در صورت از بین رفتن دلایل پردازش — هرچند داده طبق قانون پردازش شده باشد — داده‌های شخصی به تصمیم خود شرکت یا به درخواست صاحب داده، حذف، امحا یا ناشناس می‌شوند.
تضمین امنیت و محرمانگی داده‌های شخصی
شرکت ما همه اقدامات لازم را، تا حد امکان و متناسب با ماهیت داده، برای جلوگیری از افشا، دسترسی یا انتقال غیرقانونی داده‌های شخصی یا سایر نقض‌های امنیتی انجام می‌دهد. در این چارچوب، شرکت (۱) اقدامات اداری و (۲) فنی لازم را انجام می‌دهد، (۳) سامانه حسابرسی داخلی ایجاد می‌کند و (۴) در صورت افشای غیرقانونی داده‌ها طبق اقدامات مقرر در قانون عمل می‌کند.
۵.۱ اقدامات اداری شرکت برای تضمین پردازش قانونی داده‌های شخصی و جلوگیری از دسترسی غیرقانونی به آن‌ها
شرکت ما کارکنان خود را درباره پردازش و حفاظت از داده‌های شخصی آموزش داده و آگاه می‌سازد.
- در مواردی که داده‌های شخصی منتقل می‌شود، شرکت ما اطمینان حاصل می‌کند که در قراردادهای منعقد با طرف‌های گیرنده، مفادی برای الزام آن‌ها به تأمین امنیت داده گنجانده شود.
- فعالیت‌های پردازش داده شرکت به‌تفصیل بررسی شده و گام‌های لازم برای انطباق با شرایط پردازش مقرر در قانون شناسایی می‌شود.
- شرکت ما رویه‌های لازم برای انطباق با قانون را شناسایی و از طریق سیاست‌های داخلی تنظیم می‌کند.
۵.۲ اقدامات فنی شرکت برای تضمین پردازش قانونی داده‌ها و جلوگیری از دسترسی غیرقانونی به داده‌های شخصی
- اقدامات فنی درباره پردازش و حفاظت از داده‌های شخصی تا حدی که فناوری اجازه می‌دهد انجام شده و متناسب با پیشرفت‌ها به‌روز و بهبود می‌یابد.
- کارکنان متخصص در امور فنی به کار گرفته می‌شوند.
- بازرسی‌ها در فواصل منظم درباره اجرای اقدامات انجام می‌شود.
- نرم‌افزارها و سامانه‌های تأمین امنیت نصب شده‌اند.
- دسترسی به داده‌های شخصی پردازش‌شده در شرکت، متناسب با هدف پردازش، به کارکنان مربوط محدود است.
- در حفاظت از دسته‌های ویژه داده‌های شخصی، طبق اقدامات مقرر در قانون و سایر مقررات مربوط عمل می‌شود.
۵.۳ اقدامات لازم در صورت افشای غیرقانونی داده‌های شخصی
در چارچوب فعالیت‌های پردازش داده شرکت، در صورتی که داده‌های شخصی به‌طور غیرقانونی توسط افراد غیرمجاز به دست آید، موضوع بی‌درنگ به هیئت و صاحبان داده مربوط گزارش می‌شود.
اطلاع‌رسانی به صاحبان داده
In accordance with Article 10 of the Law, our Company informs personal data owners at the time personal data is obtained. In this context, our Company provides information regarding the identity of our Company and its representative, if any; the purposes for which personal data will be processed; to whom and for what purpose the processed personal data may be transferred; the method and legal basis of personal data collection; and the rights of the personal data owner. Article 20 of the Constitution of the Republic of Turkey establishes that everyone has the right to be informed about their personal data. Accordingly, the right to “request information” is among the rights of the personal data owner set out in Article 11 of the Law.
در این چارچوب، طبق اصل ۲۰ قانون اساسی و ماده ۱۱ قانون، شرکت ما در صورت درخواست صاحب داده، اطلاعات لازم را ارائه می‌دهد. اطلاعات تفصیلی درباره حقوق صاحب داده در بند ۷.۱ این سیاست آمده است.
حقوق صاحب داده‌های شخصی و اعمال این حقوق
۷.۱ حقوق صاحب داده‌های شخصی
حقوق قانونی که صاحب داده می‌تواند در رابطه با داده‌های شخصی خود اعمال کند در ادامه آمده است:
- آگاهی از اینکه آیا داده‌های شخصی‌شان پردازش می‌شود؛
- درخواست اطلاعات در صورت پردازش داده‌های شخصی‌شان؛
- آگاهی از هدف پردازش داده‌های شخصی و اینکه آیا مطابق آن هدف استفاده می‌شود؛
- آگاهی از اشخاص ثالثی که داده‌هایشان در داخل یا خارج از کشور به آن‌ها منتقل می‌شود؛
- درخواست اصلاح داده‌های شخصی در صورت پردازش ناقص یا نادرست، و درخواست اطلاع‌رسانی اقدام انجام‌شده به اشخاص ثالثی که داده به آن‌ها منتقل شده است؛
- درخواست حذف، امحا یا ناشناس‌سازی داده‌های شخصی در صورت از بین رفتن دلایل پردازش — هرچند طبق قانون پردازش شده باشند — و درخواست اطلاع‌رسانی اقدام انجام‌شده به اشخاص ثالثی که داده به آن‌ها منتقل شده است؛
- اعتراض به نتیجه‌ای که صرفاً از تحلیل خودکار داده‌های پردازش‌شده علیه آن‌ها حاصل شده است؛
- مطالبه جبران خسارت در صورتی که به دلیل پردازش غیرقانونی داده‌های شخصی متضرر شوند.
۷.۲ مواردی که صاحب داده نمی‌تواند حقوق خود را مطالبه کند
در موارد ذکرشده در ماده ۲۸ قانون، صاحبان داده نمی‌توانند حقوق بند ۷.۱ را مطالبه کنند، زیرا این موارد خارج از دامنه حفاظت داده در قانون است. موارد ذکرشده به شرح زیر است:
- پردازش داده‌های شخصی برای اهدافی مانند پژوهش، برنامه‌ریزی و آمار با ناشناس‌سازی از طریق آمار رسمی؛
- پردازش داده‌های شخصی برای اهداف هنری، تاریخی، ادبی یا علمی یا در چارچوب آزادی بیان، به شرط آنکه به دفاع ملی، امنیت ملی، امنیت عمومی، نظم عمومی، امنیت اقتصادی، حریم زندگی خصوصی یا حقوق شخصی لطمه نزند و جرم نباشد؛
- پردازش داده‌های شخصی در چارچوب فعالیت‌های پیشگیرانه، حفاظتی و اطلاعاتی نهادهای عمومی که قانوناً مجاز و مأمور تأمین دفاع ملی، امنیت ملی، امنیت عمومی، نظم عمومی یا امنیت اقتصادی هستند؛
- پردازش داده‌های شخصی توسط مراجع قضایی یا اجرایی در رابطه با تحقیق، تعقیب، دادرسی یا اجرای احکام.
۷.۳ اعمال حقوق توسط صاحبان داده
صاحبان داده می‌توانند درخواست‌های خود درباره حقوق بند ۷.۱ را از طریق وب‌سایت، یا با استفاده از نشانی KEP، امضای الکترونیکی امن، امضای موبایل یا ایمیلی که پیش‌تر به شرکت اعلام کرده‌اند و در سامانه ما ثبت است، به شرکت ارسال کنند.
۷.۴ پاسخ شرکت ما به درخواست‌ها
Our Company takes all necessary administrative and technical measures to conclude applications made by the personal data owner effectively and in accordance with the law and the rule of good faith. Our Company may accept the personal data owner’s application or may reject it by explaining its reasons. Our Company may communicate its response to the personal data owner in writing or electronically. Where the personal data owner submits their request concerning the rights under Section 7.1 (“Rights of the Personal Data Owner”) to our Company in accordance with the stated procedures, our Company will conclude the request free of charge as soon as possible and within no later than 30 (thirty) days, depending on the nature of the request. However, if the process requires an additional cost, the fee stated below may be charged. Where our Company responds to the application in writing, no fee will be charged for up to ten pages; for each page over ten pages, a processing fee of 1 Turkish Lira may be charged, as set out in the Law and other relevant legislation.
ساختار حاکمیتی حفاظت و پردازش داده‌های شخصی
به تصمیم مدیریت ارشد شرکت، «کمیته حفاظت از داده‌های شخصی» برای مدیریت این سیاست و سیاست‌های مرتبط تشکیل شده است. وظایف این کمیته به شرح زیر است:
- تهیه سیاست‌های اصلی حفاظت و پردازش داده‌های شخصی و ارائه آن‌ها به مدیریت ارشد برای تصویب و اجرا؛
- تصمیم‌گیری درباره نحوه اجرا و حسابرسی سیاست‌های حفاظت و پردازش داده‌های شخصی، و در این چارچوب، انجام تقسیم وظایف داخلی و هماهنگی و ارائه آن‌ها به مدیریت ارشد برای تصویب؛
- شناسایی مواردی که برای انطباق با قانون و سایر مقررات باید رسیدگی شوند، ارائه آن‌ها به مدیریت ارشد برای تصویب و نظارت و هماهنگی اجرای آن‌ها؛
- افزایش آگاهی درباره حفاظت و پردازش داده‌های شخصی در شرکت و نهادهای همکار؛
- شناسایی خطراتی که ممکن است در فعالیت‌های پردازش داده شرکت پیش آید، تضمین انجام اقدامات لازم و ارائه پیشنهادهای بهبود به مدیریت ارشد برای تصویب؛
- طراحی آموزش درباره حفاظت از داده‌های شخصی و اجرای سیاست‌های مربوط و تضمین اجرای آن‌ها؛
- رسیدگی به درخواست‌های صاحبان داده در بالاترین سطح؛
- هماهنگی فعالیت‌های اطلاع‌رسانی و آموزشی برای آگاهی صاحبان داده از فعالیت‌های پردازش و حقوق قانونی‌شان؛
- تهیه تغییرات سیاست‌های اصلی حفاظت و پردازش داده‌های شخصی و ارائه آن‌ها به مدیریت ارشد برای تصویب و اجرا؛
- پیگیری تحولات و مقررات مربوط به حفاظت از داده‌های شخصی و مشاوره به مدیریت ارشد درباره اقدامات لازم در شرکت؛
- هماهنگی روابط با هیئت و سازمان حفاظت از داده‌های شخصی؛
- انجام سایر وظایفی که مدیریت ارشد شرکت درباره حفاظت از داده‌های شخصی محول می‌کند.
تعاریف
رضایت صریح: رضایتی درباره موضوعی مشخص، مبتنی بر آگاهی و با اراده آزاد.
صاحب داده‌های شخصی: شخص حقیقی که داده‌های شخصی او پردازش می‌شود.
داده‌های شخصی: هرگونه اطلاعات مربوط به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی (مانند نام و نام خانوادگی، شماره ملی، ایمیل، نشانی، تاریخ تولد، شماره کارت). بنابراین پردازش اطلاعات اشخاص حقوقی در دامنه قانون نیست.
دسته‌های ویژه داده‌های شخصی: داده‌های مربوط به نژاد، قومیت، عقیده سیاسی، باور فلسفی، دین، مذهب یا سایر باورها، ظاهر و پوشش، عضویت در انجمن‌ها، بنیادها یا اتحادیه‌ها، سلامت، زندگی جنسی، محکومیت‌های کیفری و اقدامات تأمینی، و داده‌های زیستی و ژنتیکی.
پردازش داده‌های شخصی: هرگونه عملیات روی داده‌های شخصی، مانند به دست آوردن، ثبت، ذخیره، نگهداری، تغییر، سازمان‌دهی مجدد، افشا، انتقال، دریافت، دسترس‌پذیر کردن، طبقه‌بندی یا جلوگیری از استفاده، به‌صورت کلاً یا جزئاً خودکار یا غیرخودکار به شرط آنکه بخشی از سامانه ثبت داده باشد.
پردازشگر داده: شخص حقیقی یا حقوقی که بر اساس اختیار اعطاشده از سوی کنترل‌کننده، داده‌های شخصی را به نمایندگی از او پردازش می‌کند (مانند شرکت رایانش ابری نگهدارنده داده‌های ما، یا شرکت‌های مرکز تماس).
کنترل‌کننده داده: شخص حقیقی یا حقوقی که اهداف و ابزار پردازش داده‌های شخصی را تعیین می‌کند و مسئول ایجاد و مدیریت سامانه ثبت داده است.
نشانی پست الکترونیک ثبت‌شده (KEP): نوعی ایمیل معتبر که مدرک قانونی درباره ارسال و تحویل پیام‌های الکترونیکی فراهم می‌کند.
امضای موبایل: امضای الکترونیکی که با دستگاه همراه ایجاد می‌شود.
امضای الکترونیکی امن: امضای الکترونیکی که منحصراً به امضاکننده مرتبط است، با ابزار امن ایجاد امضا که فقط در اختیار او است ساخته می‌شود، شناسایی امضاکننده را بر اساس گواهی الکترونیکی معتبر ممکن می‌سازد و هرگونه تغییر بعدی در داده امضاشده را آشکار می‌کند.
صاحبان داده‌های شخصی
شخصی که فاکتور برای او صادر می‌شود: شخصی که اطلاعات او در نتیجه خرید از شرکت ما روی فاکتور درج می‌شود.
رسانه‌ها: اعضای رسانه‌ها که در چارچوب فعالیت‌های ارتباطات سازمانی شرکت با آن‌ها تماس گرفته می‌شود.
متقاضی کار و کارآموزی: اشخاص حقیقی که به هر طریق برای کار در شرکت ما درخواست داده یا رزومه خود را برای بررسی در اختیار شرکت قرار داده‌اند.
اعضای خانواده کارکنان: اعضای خانواده و بستگان افرادی که شرکت ما با آن‌ها قرارداد کار منعقد کرده است.
کارمند سابق: اشخاص حقیقی که قرارداد کارشان با شرکت ما به هر دلیلی (استعفا، اخراج، بازنشستگی و غیره) پایان یافته است.
کارمند / نماینده / سهامدار شریک تجاری: اشخاص حقیقی که سهامدار، نماینده یا کارمند شرکت‌هایی هستند که شرکت ما بر اساس قرارداد موجود برای فروش، تبلیغ و بازاریابی محصولات و خدمات و اجرای برنامه‌های مشترک وفاداری با آن‌ها همکاری یا مشارکت دارد.
مشتری: اشخاص حقیقی که از محصولات و خدمات شرکت ما استفاده می‌کنند یا کرده‌اند، صرف‌نظر از وجود رابطه قراردادی.
سهامدار شرکت مشتری و/یا نماینده سهامدار شخص حقوقی: اشخاص حقیقی که سهامدار، نماینده یا کارمند مشتریان حقوقی ما هستند که از محصولات و خدمات شرکت استفاده می‌کنند یا کرده‌اند، صرف‌نظر از رابطه قراردادی.
نماینده / کارمند / سهامدار شریک تجاری بالقوه: اشخاص حقیقی که نماینده، سهامدار یا کارمند شرکت‌های حقوقی هستند که شرکت ما قصد همکاری یا مشارکت با آن‌ها را در آینده دارد.
مشتری بالقوه: اشخاص حقیقی که تمایل به استفاده از محصولات یا خدمات شرکت ما نشان داده‌اند یا شرکت احتمال استفاده آن‌ها را ارزیابی کرده است.
نماینده / کارمند / سهامدار تأمین‌کننده بالقوه: اشخاص حقیقی که سهامدار، نماینده یا کارمند شرکت‌هایی هستند که بر اساس قراردادی که احتمالاً در آینده منعقد می‌شود، به شرکت ما کالا و/یا خدمات ارائه می‌دهند.
مرجع: اشخاص حقیقی که اطلاعاتشان برای بررسی سوابق متقاضیان استخدام به اشتراک گذاشته شده است.
کارمند / نماینده / سهامدار تأمین‌کننده: اشخاص حقیقی که سهامدار، نماینده یا کارمند شرکت‌هایی هستند که بر اساس قرارداد به شرکت ما کالا و/یا خدمات ارائه می‌دهند.
شخصی که تحویل به او انجام می‌شود: اشخاص حقیقی که مشتریان ما درخواست کرده‌اند محصول خریداری‌شده به آن‌ها تحویل شود.
ارسال بار در فرایند مرجوعی و تعویض: All return and exchange transactions for the products offered by our Company are carried out exclusively through the courier company DHL. In this context, the personal data of the data owner requesting a return or exchange that is necessary for carrying out the return processes — such as name and surname, address, telephone number, and order information — is shared with DHL solely for the purpose of, and limited to, the receipt and transport of the relevant shipment. This transfer is carried out pursuant to Article 8 of the Law, on the legal grounds of the performance of the contract and the fulfilment of our Company’s legal obligations.
مشتری عضو: اشخاص حقیقی که به‌عنوان عضو باشگاه مشتریان از محصولات و خدمات شرکت ما استفاده می‌کنند یا کرده‌اند.
بازدیدکننده: اشخاص حقیقی که از مکان‌های فیزیکی شرکت ما بازدید می‌کنند.
دسته‌های داده‌های شخصی
اطلاعات هویتی: همه اطلاعات مندرج در اسنادی مانند گواهینامه رانندگی، کارت شناسایی، گذرنامه و کارت شناسایی حرفه‌ای که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات تماس: شماره تلفن، نشانی، ایمیل و اطلاعات تماس مشابه که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات مالی: داده‌های شخصی مربوط به اطلاعات، اسناد و سوابقی که هر نتیجه مالی را نشان می‌دهد و آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است، که کلاً یا جزئاً به‌صورت خودکار یا به‌عنوان بخشی از سامانه ثبت داده پردازش می‌شود.
اطلاعات مشتری: داده‌هایی درباره مشتری که در جریان فعالیت‌های تجاری ما به دست آمده و آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات تراکنش مشتری: سوابق مربوط به استفاده از محصولات و خدمات ما و اطلاعاتی مانند دستورات و درخواست‌های مشتری درباره استفاده از آن‌ها، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات امنیت تراکنش: داده‌های شخصی پردازش‌شده برای تأمین امنیت فنی، اداری، حقوقی و تجاری شرکت در جریان فعالیت‌های تجاری، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات امنیت فیزیکی محل: داده‌های شخصی مربوط به سوابق و اسنادی که هنگام ورود و حضور در اماکن فیزیکی ثبت می‌شود و آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات مکانی: اطلاعاتی که موقعیت صاحب داده را مشخص می‌کند و آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات حسابرسی و بازرسی: داده‌های شخصی پردازش‌شده در چارچوب تعهدات قانونی شرکت و انطباق و حسابرسی سیاست‌های شرکت که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات معاملات حقوقی و انطباق: داده‌های شخصی پردازش‌شده در چارچوب تعیین و پیگیری دعاوی و حقوق قانونی، ایفای تعهدات و انطباق با تعهدات قانونی و سیاست‌های شرکت، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات مدیریت درخواست/شکایت: داده‌های شخصی مربوط به دریافت و بررسی هر درخواست و/یا شکایت ارسال‌شده به شرکت ما که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات اعضای خانواده و بستگان: اطلاعات اعضای خانواده و بستگان مشتریان، کارکنان، متقاضیان شغل و/یا صاحبان داده‌ای که با آن‌ها همکاری داریم، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
داده‌های دیداری و شنیداری: داده‌های دیداری یا شنیداری مانند عکس و ویدیو که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات بازاریابی: داده‌های شخصی پردازش‌شده برای بازاریابی محصولات و خدمات با شخصی‌سازی بر اساس عادت‌ها، ترجیحات و نیازهای صاحب داده، و گزارش‌ها و ارزیابی‌های حاصل، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات خودرو: اطلاعات مربوط به خودروهای مرتبط با صاحب داده که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات متقاضی شغل: اطلاعات رزومه افرادی که به هر طریق برای کار در شرکت ما درخواست داده‌اند و/یا متقاضیان استخدام و کارآموزی.
اطلاعات پرونده پرسنلی: اطلاعاتی که مبنای ایجاد حقوق و پرونده‌های پرسنلی کارکنان ما و/یا کارکنان شرکت‌های همکار است، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات شریک تجاری: اطلاعات پرسنلی سهامداران، نمایندگان یا کارکنان تأمین‌کنندگان، شرکای تجاری، نمایندگی‌ها یا ارائه‌دهندگان خدمات مجاز فعلی یا بالقوه شرکت، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
اطلاعات مزایای جانبی و منافع: داده‌های شخصی پردازش‌شده برای برنامه‌ریزی مزایای جانبی کارکنان، تعیین معیارهای عینی برخورداری و پایش آن‌ها، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
دسته‌های ویژه داده‌های شخصی: داده‌های مربوط به نژاد، قومیت، عقیده سیاسی، باور فلسفی، دین، مذهب یا سایر باورها، ظاهر و پوشش، عضویت در انجمن‌ها، بنیادها یا اتحادیه‌ها، سلامت، زندگی جنسی، محکومیت‌های کیفری و اقدامات تأمینی و داده‌های زیستی و ژنتیکی، که آشکارا متعلق به شخص حقیقی شناسایی‌شده یا قابل شناسایی است.
دسته‌های اشخاص ثالثی که داده‌های شخصی به آن‌ها منتقل می‌شود
شریک تجاری/راهکار: طرف‌هایی که شرکت ما برای فروش، تبلیغ و بازاریابی محصولات و خدمات، پشتیبانی پس از فروش و اجرای برنامه‌های مشترک وفاداری مشتری با آن‌ها همکاری می‌کند.
نهاد عمومی دارای مجوز قانونی: نهادها یا سازمان‌های عمومی که طبق قوانین مربوط مجاز به درخواست اطلاعات و/یا اسناد از شرکت ما هستند.
نهاد خصوصی دارای مجوز قانونی: نهادها یا سازمان‌های خصوصی که طبق قوانین مربوط مجاز به درخواست اطلاعات و/یا اسناد از شرکت ما هستند.
تأمین‌کننده: طرف‌هایی که برای تداوم فعالیت‌های تجاری شرکت ما، طبق دستورات شرکت و بر اساس قرارداد میان ما، کالا یا خدمات ارائه می‌دهند.
پیوست — اطلاعیه پردازش داده‌های شخصی مشتریان (تجارت الکترونیک)
این بخش به‌طور خاص، برای مشتریان و بازدیدکنندگانی که از طریق وب‌سایت خرید می‌کنند، روش‌های گردآوری داده‌های شخصی، مبانی قانونی و مدت نگهداری آن‌ها را تنظیم می‌کند. این بخش جزء جدایی‌ناپذیر این سیاست است.
الف. داده‌های شخصی پردازش‌شده، روش‌های گردآوری و مبانی قانونی
داده‌های شخصی مشتری مطابق جدول زیر پردازش می‌شود که روش گردآوری هر داده و مبنای قانونی آن طبق ماده ۵ قانون را نشان می‌دهد:
Personal Data ProcessedCollection MethodLegal Ground (KVKK Art. 5)Name and surname, delivery/billing address, telephone, e-mailOrder/payment (checkout) pageEstablishment and performance of the contract — Art. 5/2-cOrder content, amount, order historyCheckout and post-sale transactionsPerformance of the contract — Art. 5/2-cPayment information (card, iyzico transaction data)Via the iyzico payment infrastructurePerformance of the contract — Art. 5/2-cInvoice and accounting recordsOrder completionLegal obligation — Art. 5/2-çReturn/exchange and request-complaint informationContact form, e-mail, DHL return processPerformance of the contract and legal obligation — Art. 5/2-c, çMembership information (account, password hash, preferences)Membership/registration formExplicit consent / performance of the contract — Art. 5/1, Art. 5/2-cE-mail/SMS marketing, campaign communicationsNewsletter registration, account preferencesExplicit consent — Art. 5/1 (with İYS approval)Mandatory cookies (session, cart, security)Website cookiesLegitimate interest — Art. 5/2-fAnalytics and advertising cookies/pixels (Meta, Google)Website cookies/pixelsExplicit consent — Art. 5/1 (with cookie approval)Traffic and transaction security data (IP, log)Automatically by systemsLegal obligation and legitimate interest — Art. 5/2-ç, f
برای فعالیت‌های پردازش مبتنی بر رضایت صریح (پیام‌های بازاریابی، کوکی‌ها و پیکسل‌های غیرضروری و برخی ترجیحات عضویت)، می‌توانید هر زمان رضایت خود را پس بگیرید. پس گرفتن رضایت بر قانونی بودن پردازش پیش از آن اثری ندارد.
ب. اهداف پردازش داده‌های مشتری
- دریافت، آماده‌سازی و تحویل سفارش‌ها و انجام تراکنش‌های پرداخت
- انجام فرایندهای مرجوعی و تعویض از طریق شرکت پیک
- صدور فاکتور و انجام تعهدات مالی/قانونی
- ایجاد و مدیریت حساب عضویت
- پاسخ به درخواست‌ها، پرسش‌ها و شکایت‌ها و مدیریت ارتباط با مشتری
- ارسال پیام‌های تبلیغاتی و بازاریابی از طریق ایمیل و پیامک در صورت رضایت صریح
- راه‌اندازی وب‌سایت، تأمین امنیت آن و بهبود تجربه کاربری
ج. مدت نگهداری داده‌های مشتری
داده‌های شخصی مشتری برای مدتی که هدف پردازش اقتضا می‌کند و با در نظر گرفتن حداقل مدت‌های مقرر در قوانین نگهداری می‌شود. در پایان مدت، داده‌ها حذف، امحا یا ناشناس می‌شوند. مدت‌های اصلی نگهداری به شرح زیر است:
Data CategoryRetention PeriodInvoice, accounting, and financial records10 years under the Tax Procedure Law and the Turkish Commercial CodeOrder and delivery/return records10 years from the end of the contractual relationship (throughout the statute of limitations)Membership account dataAs long as the membership continues; deleted/anonymized within a reasonable time after the account is closedRequest, complaint, and communication records3 years from the creation of the recordMarketing permission and commercial electronic message approvalsUntil the approval is withdrawn; 3 years after withdrawal as required by İYS legislationMandatory / session cookiesFor the duration of the session or a maximum of 1 yearAnalytics and advertising cookies/pixelsA maximum of 2 years depending on the relevant cookie type, or until consent is withdrawnTraffic and transaction security log recordsFor the minimum period under the relevant legislation (as a rule, 2 years)
مدت‌های فوق جنبه حداقلی/حداکثری دارند؛ در صورت تغییر قوانین یا وجود دعوای حقوقی جاری، داده‌های مربوط ممکن است در طول مدت مرور زمان نگهداری شوند.